Inwentaryzacja w magazynie sklepu internetowego bez zamykania sprzedaży — remanent i liczenie na bieżąco

W wielu sklepach inwentaryzacja wygląda tak samo: pod koniec roku sklep wyłącza sprzedaż albo przestaje wysyłać paczki, cały zespół przez dzień czy dwa liczy wszystko z kartką, potem ktoś przepisuje liczby do Excela, a różnice „jakoś się wyjaśni”. Po tygodniu stany znowu się rozjeżdżają, a do kolejnego liczenia jest rok.

Da się inaczej: liczyć po kawałku, bez zatrzymywania magazynu, i mieć na koniec roku liczby, którym można ufać. Poniżej piszemy, jak to zorganizować i na co uważać.

Remanent a inwentaryzacja: o co chodzi

Na koniec roku podatkowego przedsiębiorca robi spis z natury (remanent): ile towaru ma na stanie i ile jest on wart. To obowiązek z przepisów podatkowych i rachunkowych, a dokładne zasady (termin, wycena, forma arkusza) ustala Twoja księgowość, bo zależą od formy prowadzenia firmy i ksiąg.

Z punktu widzenia magazynu to ta sama czynność co każda inwentaryzacja: policzyć towar i porównać z tym, co jest w systemie. Różnica jest jedna. Remanent robi się „bo trzeba”, a regularna inwentaryzacja dlatego, że stany w sklepie są tylko tak dobre, jak stany w magazynie. Każda sztuka, której system „ma”, a półka nie, to potencjalna nadsprzedaż i odwołane zamówienie.

Dlaczego stany się rozjeżdżają

Różnice inwentaryzacyjne rzadko biorą się z kradzieży. Najczęściej to:

• pomyłka przy zbieraniu: wzięty sąsiedni produkt, podobny kolor, inny rozmiar,
• przyjęcie dostawy „na oko”: karton z napisem 24, w środku 22,
• towar odłożony na bok: uszkodzony, do sprawdzenia, zwrot, który nie przeszedł przez system,
• towar w złym miejscu: jest w magazynie, ale nie tam, gdzie system go szuka.

Część z tych błędów usuwa skanowanie każdej sztuki przy kompletacji i przyjęciu. Reszta wychodzi właśnie przy liczeniu.

Liczenie po kawałku zamiast raz w roku

Zamiast liczyć cały magazyn w jeden dzień, dzielisz go na części: regał, strefę, alejkę. Każdą część liczysz w innym terminie, np. jeden regał tygodniowo. Najszybciej rotujące produkty częściej, wolne rzadziej.

Zalety:

• Sprzedaż nie staje. Liczony jest jeden regał, reszta magazynu pracuje normalnie.
• Błędy wychodzą szybko. Różnica z zeszłego tygodnia łatwo się tłumaczy, a ta sprzed jedenastu miesięcy już nie.
• Remanent na koniec roku jest prostszy, bo stany przez cały rok były sprawdzane.

Warunek jest jeden: system musi umieć policzyć regał, kiedy dookoła trwa sprzedaż.

Jak liczyć, gdy magazyn pracuje

Kłopot jest prosty. W systemie jest 10 sztuk, magazynier liczy i ma 8. Zanim kierownik zatwierdzi wynik, kompletacja zabiera z tej półki 3 sztuki do zamówień. Co wpisać jako nowy stan?

Gdyby system po prostu nadpisał stan liczbą 8, zniknęłoby wydanie 3 sztuk i stan byłby zawyżony. Dlatego dobry spis zapamiętuje stan z chwili liczenia każdej lokacji i na końcu nanosi tylko różnicę: policzono 8, w systemie było 10, różnica −2. Po zatwierdzeniu stan wynosi 10 − 3 − 2 = 5. Tyle, ile faktycznie zostało na półce.

Jedyna zasada dla ludzi: w trakcie liczenia danej lokacji, czyli przez kilka minut, nikt z niej nie zbiera ani na nią nie odkłada.

Liczenie na ślepo

Jeśli liczący widzi, że w systemie jest 24 sztuki, a na półce stoi pełny karton, łatwo „policzyć” 24 bez otwierania. Liczenie na ślepo, gdy liczący nie widzi stanu z systemu, zmusza do policzenia naprawdę. Różnice wychodzą wtedy, kiedy rzeczywiście są.

Do tego skaner zamiast kartki: zeskanuj lokację, potem każdy produkt. Ten sam produkt drugi raz to +1, a pełny karton można wpisać liczbą. Nie ma przepisywania i nie ma pomyłki „w której rubryce to było”.

Różnice: zanim zatwierdzisz

Gotowy spis to lista różnic: lokacja, produkt, stan w systemie, policzono, różnica. Zanim ją zatwierdzisz:

1. Duże różnice przelicz drugi raz, najlepiej inną osobą.
2. Szukaj par: brak 3 sztuk produktu A i nadwyżka 3 sztuk podobnego produktu B to zwykle pomyłka przy zbieraniu, nie strata.
3. Sprawdź sąsiednie lokacje: towar „zniknął” z A-03, a nadwyżka jest w A-04.

Dopiero potem zatwierdzasz, a system koryguje stany i zapisuje ruch z numerem dokumentu, żeby było wiadomo, skąd wzięła się zmiana.

Inwentaryzacja w Cornvilla

W Cornvilla kierownik zakłada inwentaryzację w panelu: wybrane regały, strefy, cały magazyn albo lokacje zgłoszone przy kompletacji jako niezgodne, najlepiej z liczeniem na ślepo. Magazynierzy liczą na terminalu, kilka osób naraz, każda swoje lokacje. System zapamiętuje stan z chwili zamknięcia każdej lokacji, więc magazyn pracuje dalej.

Na liście różnic widać lokację, produkt, stan w systemie i policzoną ilość. Podejrzane lokacje można przeliczyć ponownie, a całość pobrać do Excela. Po zatwierdzeniu stany są korygowane, a ruchy mają numer dokumentu inwentaryzacji.

Na remanent przydaje się też zestawienie wartości magazynu na wybrany dzień (ilość × bieżący koszt zakupu) na stronie Dokumenty magazynowe. To pomoc dla księgowości, a nie gotowy arkusz spisu: formę i wycenę remanentu ustalasz z księgową.

Krok po kroku opisaliśmy to w artykule Inwentaryzacja bez zatrzymywania magazynu, a ruchy z numerem dokumentu w Dokumentach magazynowych. Dlaczego dobre stany w magazynie to mniej nadsprzedaży, piszemy we wpisie o nadsprzedaży w sklepie i na Allegro.