Nadsprzedaż na Allegro i w sklepie internetowym — jak synchronizować stany magazynowe między kanałami

Scenariusz znany każdemu, kto sprzedaje w więcej niż jednym miejscu: w sklepie jest 1 sztuka, na Allegro jest 1 sztuka, w rzeczywistości jest 1 sztuka. Kupują dwie osoby w odstępie kilku minut. Jedna dostaje paczkę, druga przeprosiny i zwrot pieniędzy. Na Allegro dochodzi jeszcze negatyw i punkt w statystykach jakości.

To nie jest problem „pecha”. Nadsprzedaż ma trzy konkretne przyczyny i każdą da się usunąć. Wspólny mianownik: synchronizacja stanów magazynowych między sklepem, Allegro i marketplace'ami musi wychodzić z magazynu, a nie z jednego z kanałów.

Przyczyna 1. Każdy kanał trzyma własny stan

Sklep ma swoją liczbę, Allegro swoją, Empik swoją. Nikt ich nie łączy, więc liczby żyją osobno. Po każdej sprzedaży ktoś musi ręcznie odjąć sztukę w pozostałych kanałach. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to nierealne, a przy kilkuset nikt nawet nie próbuje.

Rozwiązanie jest jedno: jedno miejsce, które zna prawdziwy stan, i wysyła go wszędzie. Tym miejscem powinien być magazyn, bo tam towar fizycznie leży, tam się go przyjmuje i stamtąd wychodzi. Sklep i Allegro dostają wtedy liczbę, a nie ją ustalają.

Przyczyna 2. Stan w sklepie to nie stan w magazynie

Nawet jeśli sklep jest „głównym” źródłem stanów, jego liczba często jest fikcją. Sklep nie wie o:

• sztuce, która wróciła ze zwrotu i leży w strefie zwrotów,
• sztuce uszkodzonej, odstawionej na bok, ale nadal policzonej,
• sztuce, która jest „na stanie”, ale nikt jej nie znalazł od dwóch tygodni,
• dostawie, którą rozpakowano w połowie.

Magazynowy stan jest inny, bo wynika z ruchów: przyjęcie, zdjęcie z półki, zwrot, utylizacja. Jeśli program magazynowy rejestruje każdy taki ruch skanem, to jego liczba zgadza się z półką. Wtedy ma sens, żeby to on sterował sklepem.

Przyczyna 3. Opóźnienie między sprzedażą a aktualizacją

Nawet przy jednym źródle stanów liczy się czas. Jeśli stany idą do sklepu raz dziennie w nocy, to przez cały dzień sklep sprzedaje według wczorajszych liczb. Kanały z szybką rotacją (promocje, Allegro w sezonie) potrzebują aktualizacji co kilka minut, a przy zerowaniu stanu natychmiast.

Dobrze działający układ wygląda tak:

1. Zamówienie przychodzi z któregokolwiek kanału.
2. Magazyn rezerwuje sztukę pod to zamówienie, więc dostępna ilość spada od razu.
3. Nowa dostępna ilość leci do wszystkich pozostałych kanałów w ciągu minut.
4. Gdy dostępność spada do zera, oferta w sklepie znika z listy albo przechodzi na „niedostępny”, a oferta na Allegro zostaje zamknięta. Gdy towar wróci (dostawa, zwrot), oferta wraca sama.

Bufor: celowo sprzedawaj trochę mniej, niż masz

Nawet najlepszy system nie uchroni przed sytuacją, w której dwa zamówienia przychodzą w tej samej sekundzie, a na półce leży ostatnia sztuka. Dlatego dla towarów, które schodzą szybko, warto ustawić bufor: do sklepu wysyłasz stan pomniejszony o 1 lub 2 sztuki. Tracisz sprzedaż ostatniej sztuki, zyskujesz brak nadsprzedaży. Przy towarach z marżą kilkunastu złotych to opłacalna wymiana, bo jeden negatyw na Allegro kosztuje więcej.

Drugi bezpiecznik to limit: do kanału nie wysyłasz więcej niż np. 10 sztuk, nawet jeśli masz 300. Chroni przed hurtowym zamówieniem, które zabiera cały stan jednemu klientowi, i przed wyciekiem informacji, ile naprawdę masz.

Warianty: najczęstsze źródło pomyłek

Koszulka w trzech rozmiarach to w magazynie trzy różne towary. W sklepie bywa jednym produktem z opcjami, na Allegro jedną ofertą z wariantami, w pliku od dostawcy trzema wierszami. Jeśli stany łączysz po nazwie, w którymś momencie rozmiar M dostanie stan rozmiaru L.

Wspólnym mianownikiem powinien być kod EAN albo własny, unikalny kod SKU na każdy wariant. Bez tego żadna synchronizacja nie będzie wiarygodna, a każde „nie zgadza się” skończy się ręcznym szukaniem przyczyny.

Zestawy i wielopaki

„3 sztuki w cenie 2” to osobna oferta, ale nie osobny towar na półce. Stan zestawu powinien być wyliczany z elementów: masz 7 sztuk kremu, więc zestawu „3 kremy” możesz sprzedać 2. Jeśli zestaw ma własny, ręcznie wpisany stan, to pierwszy dzień promocji skończy się nadsprzedażą pojedynczych sztuk.

WMS dla Allegro i sklepu: jak to wygląda w praktyce

W Cornvilla stan prowadzi magazyn, a każdy podłączony sklep i marketplace ma osobne ustawienie: czy Cornvilla ma mu wysyłać stany, z jakim buforem i limitem. Przed włączeniem widzisz porównanie liczb z magazynu i ze sklepu, więc wiesz, co się zmieni.

Zestawy mają stan liczony z elementów, a warianty są osobnymi towarami połączonymi kodem EAN. Szczegóły krok po kroku są w artykule [Stany w sklepach](/baza-wiedzy/stany-w-sklepach).

Jeśli chcesz zacząć od sprawdzenia, jak bardzo Twoje stany rozjechały się między kanałami, policz towar w magazynie i porównaj z tym, co widzi sklep. Skala różnicy zwykle zaskakuje. Opisaliśmy, jak zrobić to bez zamykania magazynu na dzień, w artykule Inwentaryzacja.