Jak szybko pakować zamówienia dla klientów?

Problemy zaczynają się, gdy sprzedaż rośnie. Dochodzi Allegro, ruszają reklamy, przychodzi sezon. Zamówień jest dwa, trzy razy więcej, a magazyn pracuje dokładnie tak samo jak wcześniej. I wtedy pojawia się coś, czego klienci nie wybaczają: opóźnienia w wysyłce.

Paczka niewysłana dziś to paczka wysłana jutro

Opóźnienie w magazynie rzadko wygląda dramatycznie. Nikt nie gubi zamówień. Po prostu o 15:00 przyjeżdża kurier, a na stole leży jeszcze dwadzieścia niespakowanych zamówień. Kurier nie poczeka. Te paczki wyjadą jutro, a jeśli jest piątek — w poniedziałek.

Z punktu widzenia klienta to wygląda tak:

• zamówił w poniedziałek rano, paczka wyszła we wtorek, dotarła w środę — „długo to szło”;
• na Allegro i marketplace'ach spóźniona wysyłka obniża oceny sprzedawcy i widoczność ofert;
• klient pisze „gdzie moja paczka?”, a ktoś w firmie musi odpisywać zamiast pakować.

Najgorsze jest to, że opóźnienie się kumuluje. Jutro rano zaczynasz z zaległością z dziś, a nowe zamówienia już spływają. Jeden słabszy dzień potrafi rozciągnąć się na cały tydzień.

Dlaczego „pakuj szybciej” nie działa

Pierwszy odruch to dołożyć ludzi albo poprosić o szybsze tempo. Pomaga na chwilę. Kiedy jednak dwie osoby pracują tak samo jak jedna — każda bierze zamówienie, idzie po towar, wraca, pakuje — to obie robią te same kursy po magazynie, mijają się w alejkach i czekają na tę samą drukarkę.

Prawdziwy problem leży w sposobie pracy, a nie w tempie:

• magazynier przez większość czasu chodzi, a nie pakuje — po jedno zamówienie, potem po następne, często do tej samej półki;
• każda osoba robi wszystko: szuka, zbiera, sprawdza, pakuje, drukuje — więc nikt nie robi niczego naprawdę sprawnie;
• pomyłki (nie ten rozmiar, brakująca sztuka) wychodzą dopiero u klienta i wracają jako zwroty.

Podstawa: dobrze uporządkowana praca w magazynie

Zanim zmienisz cokolwiek w podziale pracy, magazyn musi mieć porządek, na którym da się oprzeć:

1. Każdy produkt ma swoje miejsce — lokację z kodem, np. A-01-02. Nie „gdzieś na drugim regale”, tylko konkretna półka, którą zna system.
2. Stany się zgadzają. Jeśli system twierdzi, że na półce są 3 sztuki, to są 3 sztuki. Inaczej każda kompletacja kończy się szukaniem.
3. Kody kreskowe na towarze. Skan zamiast czytania nazw — szybciej i bez pomyłek.
4. Do pracy idą tylko zamówienia gotowe do wysyłki — opłacone, z kompletem towaru. Reszta czeka osobno i nie blokuje kolejki.

To nudna część, ale bez niej żadna metoda nie przyspieszy pakowania. Jak ułożyć lokacje i stany na starcie, opisujemy w Pierwszych krokach.

Najważniejsza zmiana: podział na stanowiska

Kiedy porządek jest, przychodzi czas na zmianę, która daje najwięcej: podział pracy na stanowiska. Zamiast jednej osoby, która robi wszystko z jednym zamówieniem, praca dzieli się na trzy etapy:

1. Kompletacja — zebranie towaru z półek dla wielu zamówień naraz.
2. Sortowanie — rozdzielenie zebranego towaru na poszczególne zamówienia.
3. Pakowanie — sprawdzenie, karton, etykieta, gotowe.

Każdy etap robi się w swoim miejscu i każdy da się robić szybko, bo osoba na stanowisku zajmuje się tylko jedną rzeczą. Tak pracują duże magazyny e-commerce. W Cornvilla zebraliśmy ten układ w sposób, który da się wprowadzić także w magazynie sklepu — już przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie i bez przebudowy hali.

Kompletację z sortowaniem można prowadzić na dwa sposoby: zbiorczo, z osobnym stanowiskiem sortowania, albo od razu do wózka z przegródkami. Oba działają w Cornvilla, ale polecamy kompletację zbiorczą — opisujemy ją krok po kroku niżej, a drugą możliwość po kroku 2.

Krok 1. Kompletacja zbiorcza (polecana): jeden kurs po wiele zamówień

Kompletujący nie zbiera już zamówienia po zamówieniu. Bierze koszyk zbiorczy — zwykłą skrzynkę albo wózek — i zbiera towar dla kilkunastu zamówień w jednym przejściu po magazynie.

Jak to wygląda z terminalem Cornvilla:

• magazynier skanuje wolny koszyk, a system sam dobiera zamówienia, które się w nim zmieszczą (najpilniejsze najpierw);
• terminal prowadzi po lokacjach w kolejności trasy: regał A od początku do końca, potem B, potem C — bez wracania;
• na ekranie widać dużym drukiem gdzie podejść, co zeskanować i ile wziąć. Jeśli pięć zamówień potrzebuje tej samej herbaty, terminal od razu prosi o 5 sztuk, a nie pięć razy po jednej;
• wszystko trafia do jednego koszyka, bez rozdzielania.

Zamiast dwunastu kursów po dwanaście zamówień jest jeden, trochę dłuższy. Więcej o tym, jak system dobiera zamówienia i układa trasę, pisaliśmy w artykule Kompletacja wielu zamówień naraz.

Krok 2. Osobne stanowisko sortowania z regałem z przegródkami

Pełny koszyk zbiorczy jedzie na stanowisko sortowania. To serce całego układu i miejsce, którego w małych magazynach zwykle brakuje.

Przy stanowisku stoi regał sortujący — regał albo wózek z ponumerowanymi przegródkami: 1, 2, 3… Każda przegródka to jedno zamówienie. Może to być regał na kółkach z pojemnikami, wózek z przegródkami w kilku rzędach albo kilka takich regałów ustawionych wokół stołu (z lewej, z tyłu, z prawej). Na każdym pojemniku wystarczy naklejony numer, a na regale etykieta z kodem do zeskanowania.

Praca przy sortowaniu wygląda tak:

1. Sortujący skanuje regały sortujące, które ma przy stanowisku, a potem przyniesiony koszyk zbiorczy. System sam przydziela każde zamówienie do przegródki i sprawdza, czy przegródek wystarczy.
2. Bierze z koszyka dowolną sztukę i ją skanuje. Terminal pokazuje dużą liczbę: „regał prawy, przegródka 7”.
3. Wkłada sztukę i bierze następną. Każda sztuka osobno, bo druga taka sama herbata może należeć do innego zamówienia — system pilnuje tego za niego.
4. Gdy koszyk zbiorczy jest pusty, wraca do kompletujących, a regał z gotowymi zamówieniami jedzie do pakowania.

Sortujący nie myśli, nie porównuje nazw i nie liczy. Skanuje i wkłada tam, gdzie pokazuje ekran. Dlatego to jedno z najszybszych stanowisk w magazynie i jednocześnie miejsce, gdzie znikają pomyłki: sztuka, która nie pasuje do żadnego zamówienia, od razu daje komunikat.

Druga możliwość: kompletacja od razu z sortowaniem

Osobne stanowisko sortowania można pominąć. Kompletujący jedzie wtedy po magazynie z mobilnym wózkiem albo regałem z przegródkami — takim jak na zdjęciach wyżej albo lżejszym wózkiem kompletacyjnym na kilka skrzynek — i sortuje już przy półce:

1. Skanuje wózek z przegródkami. System przydziela każdemu zamówieniu jedną przegródkę.
2. Terminal prowadzi po lokacjach, a po każdym skanie sztuki pokazuje dużą liczbę: „Włóż do slotu nr 8”.
3. Po ostatniej pozycji wózek jedzie prosto na stanowisko pakowania — zamówienia są już rozdzielone.

To wygodne przy małej liczbie zamówień, drobnym towarze i jednej, dwóch osobach w magazynie. Wymaga jednak wózka z przegródkami dla każdego kompletującego, a jeden wózek mieści tyle zamówień, ile ma przegródek.

Dlaczego polecamy kompletację zbiorczą:

• szybsze zbieranie — przy półce bierzesz od razu 5 sztuk dla pięciu zamówień, zamiast skanować i rozkładać każdą sztukę osobno;
• większe porcje — zwykły koszyk mieści towar dla wielu zamówień, a liczba przegródek nie ogranicza kursu;
• prostszy sprzęt w alejkach — po magazynie jeździ lekki koszyk, a duże regały sortujące stoją przy stanowisku;
• lepszy podział pracy — kompletujący tylko zbiera, sortujący tylko sortuje, więc obie rzeczy dzieją się równocześnie.

Wszystkie warianty, także wózek z pudełkami na duży towar, opisuje artykuł Kompletacja w bazie wiedzy.

Krok 3. Stanowisko pakowania: sprawdzenie, karton, etykieta

Na stanowisko pakowania przyjeżdżają zamówienia już rozdzielone. Pakujący nie szuka towaru, nie chodzi do regałów i nie zastanawia się, co należy do kogo. Ma przed sobą przegródkę z kompletnym zamówieniem.

Z terminalem albo tabletem przy stole:

• skanuje zamówienie i widzi listę pozycji, sposób dostawy i ewentualne pobranie;
• skanuje każdą sztukę wkładaną do kartonu — brakująca albo nadmiarowa sztuka nie przejdzie;
• system podpowiada karton pasujący do zamówienia;
• etykieta kurierska drukuje się od razu przy stanowisku (InPost, DPD, GLS i inni), a faktura — jeśli jest potrzebna — razem z nią;
• po zakończeniu pakowania sklep albo marketplace dostaje status „wysłane” i numer przesyłki, a towar schodzi ze stanu.

Paczka trafia do strefy dla kuriera, a pakujący bierze następną przegródkę. Szczegóły ekranu pakowania i drukowania etykiet są w artykule Pakowanie i etykiety.

Co to zmienia w praktyce

Podział na trzy stanowiska nie wymaga nowej hali ani dużej inwestycji. Potrzebujesz kilku koszyków, regału z przegródkami, stołu do pakowania z drukarką etykiet i telefonów albo kolektorów z aplikacją. W zamian:

• mniej chodzenia — jeden kurs po kilkanaście zamówień zamiast kilkunastu kursów;
• każdy robi jedną rzecz dobrze — nowa osoba uczy się jednego stanowiska w godzinę, a nie całego magazynu w tydzień;
• praca idzie równolegle — gdy jedna osoba sortuje, druga już zbiera następny koszyk, a trzecia pakuje;
• mniej pomyłek — towar jest skanowany na każdym etapie, więc zła sztuka nie dojedzie do klienta;
• wiesz, gdzie jest każde zamówienie — w panelu widać, co jest w kompletacji, co czeka na sortowanie, a co na pakowanie, i czy zdążysz przed kurierem.

Nie musisz zaczynać od trzech osób. W małym magazynie jedna osoba może rano zebrać i posortować kilka koszyków, a potem przez godzinę tylko pakować. Sam układ — najpierw zbieranie, potem sortowanie, na końcu pakowanie — przyspiesza pracę nawet wtedy, gdy wszystko robi jeden człowiek.

Jak zacząć z Cornvilla

Cornvilla łączy wszystkie trzy etapy w jednym systemie: zamówienia spływają ze sklepu, Allegro i marketplace'ów, terminal prowadzi kompletację, sortowanie i pakowanie, a etykiety, faktury i statusy wracają do sklepów same.

1. Podłącz sklep albo marketplace i zaimportuj produkty.
2. Nadaj lokacje i wpisz stany (albo pobierz je razem z produktami).
3. W ustawieniach dodaj koszyki, regał sortujący i stanowiska, a potem wydrukuj ich etykiety — krok po kroku w bazie wiedzy: Stanowiska kompletacji, sortowania i pakowania.
4. Zainstaluj na telefonach aplikację Cornvilla Terminal z Google Play i zaloguj pracowników.

Możesz to sprawdzić na własnych zamówieniach przez 14 dni za darmo, bez podawania karty. Załóż konto albo zobacz, jak wygląda kompletacja zamówień w Cornvilla.