Program magazynowy dla sklepu internetowego — co musi umieć WMS dla e-commerce, lista do sprawdzenia przed wyborem

Większość sklepów zaczyna bez żadnego programu magazynowego. Stan jest w sklepie, towar leży „tam, gdzie zawsze”, a właściciel pamięta, co gdzie jest. Działa to zaskakująco długo. Moment, w którym przestaje, przychodzi zwykle razem z drugą osobą w magazynie, drugim kanałem sprzedaży albo pierwszym sezonem, w którym zamówień jest trzy razy więcej niż zwykle.

Poniżej lista rzeczy, które warto sprawdzić, zanim wybierzesz program. Podzieliliśmy ją na to, co jest potrzebne od pierwszego dnia, i na to, co ma znaczenie dopiero przy większej skali.

Od pierwszego dnia

1. Zamówienia ze wszystkich kanałów w jednym miejscu. Sklep, Allegro, marketplace, hurtowy klient z maila. Jeśli program obsługuje tylko „główny sklep”, a resztę trzeba przepisywać, to nie rozwiązuje problemu, tylko go przenosi. Sprawdź, czy połączenie z Twoją platformą (WooCommerce, Shoper, Shopify, PrestaShop, IdoSell, BaseLinker) jest gotowe, czy „w przygotowaniu”, i czy obejmuje zamówienia, produkty i stany, a nie tylko jedno z nich. Czym różni się WMS od wtyczki do stanów w sklepie, opisaliśmy w artykule WMS dla WooCommerce, Shoper i Shopify.

2. Lokacje, czyli adres każdej sztuki. Regał, półka, miejsce. Bez tego nowy pracownik szuka towaru, a stary pamięta tylko on. Program powinien pozwolić wygenerować lokacje z kodami kreskowymi i wydrukować etykiety na regały, a przyjęcie towaru powinno kończyć się przypisaniem go do konkretnego miejsca.

3. Skaner zamiast kartki. Terminal albo zwykły telefon z Androidem, na którym magazynier skanuje towar przy przyjęciu, zbieraniu i pakowaniu. To jedyny sposób, żeby pomyłki w wysyłkach naprawdę spadły. Jeśli program „ma aplikację mobilną”, sprawdź, czy prowadzi pracownika krok po kroku (co zeskanować, gdzie odłożyć), czy tylko pokazuje listę.

4. Stany wysyłane do sklepów. Program ma znać prawdziwy stan i wysyłać go do każdego kanału, z buforem na towary, które schodzą szybko. To jedyne trwałe lekarstwo na nadsprzedaż, o której piszemy osobno: Nadsprzedaż przy sprzedaży w sklepie i na Allegro.

5. Etykiety kurierskie z poziomu pakowania. Pakujący kończy paczkę, drukuje etykietę i odkłada ją na stos. Numer przesyłki wraca do sklepu sam. Jeśli etykiety trzeba robić w osobnym programie i przepisywać numery, codziennie tracisz na tym godzinę.

6. Zwroty jako proces, a nie wyjątek. Przy sprzedaży odzieży i obuwia wraca kilkanaście procent paczek. Program powinien umieć przyjąć zwrot skanem, ocenić stan towaru i wrócić go na półkę albo odłożyć do utylizacji, z aktualizacją stanu w sklepie.

Przy większej skali

7. Kompletacja falami i trasa po magazynie. Zbieranie kilkunastu zamówień jednym kursem, w kolejności przejścia przez magazyn. Ma znaczenie od kilkudziesięciu zamówień dziennie. Jak to działa, opisaliśmy w artykule Kompletacja wielu zamówień naraz.

8. Partie i daty ważności. Kosmetyki, żywność, suplementy. Program powinien przyjmować towar z numerem partii i datą, a przy zbieraniu wskazywać najpierw partie z krótszą datą.

9. Dokumenty magazynowe. PZ przy przyjęciu, WZ przy wydaniu, RW i PW przy korektach, MM między magazynami. Księgowość o nie zapyta, a przy kontroli nie ma czasu ich odtwarzać.

10. Kilka magazynów. Sklep stacjonarny i magazyn wysyłkowy, albo dwa magazyny w różnych miastach, z przesunięciami między nimi i stanem do sklepu liczonym z wybranych magazynów.

11. Statystyki, które coś zmieniają. Nie „ładny dashboard”, tylko konkretne odpowiedzi: które lokacje są najczęściej odwiedzane (i czy ten towar nie powinien leżeć bliżej pakowania), ile zamówień pakuje każda osoba, które produkty leżą od pół roku.

Na co uważać

„Integracja z każdym sklepem”. Zapytaj o Twój sklep i Twoją wersję. Integracja z PrestaShop 1.6 to nie to samo, co z PrestaShop 8, a połączenie przez BaseLinkera ma inne możliwości niż bezpośrednie.

Cena za zamówienie. Część systemów liczy opłatę od liczby zamówień. Przy sezonowym sklepie rachunek w grudniu potrafi być kilka razy wyższy niż w lutym. Sprawdź, jak liczona jest cena i co się dzieje po przekroczeniu limitu.

Wdrożenie. Jeśli program wymaga tygodni wdrożenia i konsultanta, to przy małym magazynie koszt wdrożenia przewyższy abonament na lata. Rozsądny test: czy w ciągu jednego popołudnia na koncie próbnym da się ułożyć regały, wczytać produkty i spakować pierwsze zamówienie?

Dane osobowe. Adresy klientów trafiają do programu magazynowego. Zapytaj, gdzie są przechowywane, czy są szyfrowane i po jakim czasie usuwane. Umowa powierzenia danych powinna być standardem, nie dodatkiem.

Jak sprawdzić program bez ryzyka

Nie wybieraj po prezentacji. Załóż konto próbne, wczytaj swoje prawdziwe produkty (choćby plikiem), podłącz sklep i przejdź jedno zamówienie od początku do końca: przyjęcie towaru, zbieranie na terminalu, pakowanie, etykieta, status w sklepie. Jeśli po drodze trafisz na rzecz, której „nie da się”, lepiej wiedzieć to na koncie próbnym niż w grudniu.

Cornvilla powstała z doświadczenia w prowadzeniu własnych sklepów i magazynów od 2009 roku, i powyższa lista jest w dużej mierze listą rzeczy, których nam samym brakowało. Jeśli chcesz ją sprawdzić na własnych danych, załóż konto próbne: 14 dni, bez karty, a pierwsze kroki opisaliśmy w artykule Pierwsze kroki.