Faktury do zamówień prosto z magazynu — Cornvilla z Fakturownią

Faktura to ostatnia rzecz, o której chce się myśleć przy pakowaniu paczek. A jednak w wielu sklepach wygląda to tak: zamówienia spływają ze sklepu, z Allegro i z marketplace'u, a ktoś pod koniec dnia przepisuje dane do programu do faktur, szuka NIP-u w komentarzu do zamówienia i wysyła PDF-y po kolei. Przy kilkudziesięciu paczkach dziennie to godzina pracy, przy kilkuset to etat.

Od dziś Cornvilla robi to za Ciebie, razem z Fakturownią. Faktury nadal wystawia Twoje konto w Fakturowni, z Twoją numeracją, danymi sprzedawcy i KSeF. Cornvilla przekazuje tam dane zamówienia we właściwym momencie, odbiera numer i PDF i pokazuje je przy zamówieniu.

Jak to działa

1. Zamówienie przychodzi ze sklepu razem z danymi do faktury. Firma, NIP, adres do faktury, zaznaczenie „chcę fakturę”. Cornvilla pobiera je z BaseLinkera, Shopera, WooCommerce, PrestaShop, IdoSell, Shopify, Allegro, Erli, Empiku i pozostałych połączonych źródeł. Gdy sklep nie przesyła osobnych danych do faktury, dokument idzie na odbiorcę przesyłki.
2. W wybranym przez Ciebie momencie Cornvilla zleca wystawienie faktury. Po opłaceniu zamówienia, przy spakowaniu, przy wydaniu kurierowi albo tylko ręcznie, przyciskiem w zamówieniu. Dzieje się to w tle: kompletacja i pakowanie na nic nie czekają.
3. Fakturownia wystawia fakturę z pozycjami zamówienia, stawkami VAT, kosztem dostawy jako osobną pozycją i formą płatności. Zamówienia opłacone dostają od razu fakturę opłaconą, pobrania mają termin płatności.
4. Numer i PDF pojawiają się przy zamówieniu w Cornvilla. Jednym kliknięciem wysyłasz fakturę klientowi e-mailem z Twojego konta w Fakturowni.

Jedno zamówienie to zawsze jedna faktura. Fakturownia pilnuje numeru zamówienia, więc nawet przy ponownej próbie nie powstanie dubel.

Ty decydujesz, kiedy i komu

Po podłączeniu Fakturowni nic nie dzieje się samo. Na start faktury powstają tylko ręcznie i nigdzie nie są wysyłane, dopóki świadomie nie wybierzesz inaczej. Dwa ustawienia załatwiają większość przypadków:

• Kiedy wystawiać. Najczęściej „po opłaceniu zamówienia”. Zamówienia za pobraniem dostają wtedy fakturę przy spakowaniu, bo wcześniej nie wiadomo, czy klient paczkę odbierze.
• Komu. Każdemu klientowi albo tylko tym, którzy podali NIP lub poprosili o fakturę. Ta druga opcja przydaje się, gdy paragony dla konsumentów robi sklep albo kasa.

Fakturowanie włączasz osobno dla każdego źródła zamówień. Możesz więc fakturować zamówienia z Allegro, a zamówienia ze sklepu zostawić tak, jak było.

KSeF bez dodatkowej pracy

Jeśli masz połączony KSeF w Fakturowni, zaznaczasz jedną opcję i faktury idą do KSeF od razu po wystawieniu. Cornvilla pokazuje przy zamówieniu status wysyłki i numer KSeF, a dokument uznaje za gotowy dopiero wtedy, gdy ten numer jest. Dzięki temu do klienta nie wyjdzie faktura, która w KSeF jeszcze nie istnieje.

Gdy coś pójdzie nie tak

Zły kod dostępu, brak danych firmy na świeżym koncie, wyczerpany limit darmowego planu w Fakturowni. Takie rzeczy się zdarzają i nie mogą zatrzymać magazynu. Cornvilla ponawia próbę co kilkanaście minut, a przy zamówieniu pokazuje zrozumiały opis, co trzeba poprawić, na przykład „uzupełnij dane firmy w Fakturowni: Ustawienia → Dane firmy”. Po poprawce klikasz Ponów albo czekasz na kolejną próbę. Wystawianie w toku możesz też w każdej chwili przerwać.

Gdzie są faktury i dane klientów

Archiwum faktur prowadzi Twoja Fakturownia. Tam masz je przez wymagane prawem lata i stamtąd eksportujesz dla księgowości. Cornvilla trzyma przy zamówieniu numer faktury oraz, przez czas realizacji, kopię PDF do druku i podglądu, żeby chwilowa niedostępność programu do faktur nie zatrzymała pakowania. Kopia znika kilka dni po wysyłce (sam ustawiasz ile), a dane do faktury są usuwane razem z adresem odbiorcy po terminie, który ustawiasz w ochronie danych osobowych. Mniej danych w systemie to mniej zmartwień przy RODO.

Jak włączyć

1. Załóż konto w Fakturowni, jeśli jeszcze go nie masz, i uzupełnij dane firmy. Darmowy plan wystarczy, żeby spróbować.
2. Skopiuj kod autoryzacyjny: Ustawienia → Ustawienia konta → Integracja.
3. W Cornvilla wejdź w Ustawienia → Fakturowanie, wybierz Fakturownię, wpisz początek adresu konta i kod, kliknij Testuj połączenie i zapisz.
4. Wybierz, kiedy i komu wystawiać, a potem włącz fakturowanie przy źródle zamówień (Import danych → źródło → Opcje).

Pierwszą fakturę wystaw ręcznie z dowolnego zamówienia i sprawdź PDF. Jeśli wygląda dobrze, przestaw „kiedy” na automat.

Szczegółowa instrukcja z odpowiedziami na częste pytania jest w bazie wiedzy, a opis integracji na stronie Fakturowni.

Co dalej

Faktura trafia też do paczki: na stanowisku pakowania drukuje się sama po zakończeniu zamówienia, na drukarkę dokumentów obok etykiety, przez Cornvilla Agent. Włączasz to w Ustawienia → Fakturowanie → Druk i przy stanowisku. Pracujemy nad dwiema kolejnymi rzeczami, o które pytacie: automatyczną wysyłką e-mailem po wystawieniu albo przy wydaniu kurierowi oraz odsyłaniem faktury do zamówienia w sklepie lub na marketplace'u. Kolejne programy do faktur, takie jak inFakt, iFirma czy wFirma, dołączą w miarę zgłoszeń. Jeśli któryś jest Ci potrzebny, napisz do nas, a podniesiemy go w kolejce.